以前は新規のお客様に、紙のカルテのご記入をお願いしてました。お名前、マッサージの力加減、ご利用の目的等を記入してもらい、それを基に施術内容をお客様に合わせ組み立てて施術しておりました。どこのサロンもやっていると思います。
ただ紙のカルテにはデメリットもあります。どんどん溜まっていくので保管場所が必要で、個人情報なので雑に扱えないし、処分の際のシュレッダーも大変な作業です。
Googleフォームで電子カルテを作る
そこで考えたのが、Googleフォームを使った電子カルテです。Googleフォームはリンクを送るだけでお客様がスマホから記入できて、送信データは自動でGoogleスプレッドシートに蓄積されます。無料で使えるのに機能は十分です。
- 来店前にLINEやメールでフォームのURLを送り、事前に記入してもらう
- 記入データはスプレッドシートで一覧管理。お客様名で検索できる
- 紙のカルテが不要になり、保管場所・シュレッダー代が節約できる
- Googleのサーバーで管理されるのでセキュリティも安心
サロン専用の顧客管理ツールも増えている
2026年現在、サロン向けの顧客管理（CRM）ツールも充実してきました。
- STORES 予約…予約受付と顧客情報管理を一元化。無料プランあり
- Salon Board（ホットペッパービューティー連携）…ホットペッパービューティーに掲載している場合は、予約・顧客管理・売上管理が連携できる
- Airリザーブ（エアリザーブ）…Airレジと連携した予約・顧客管理システム
どのツールも共通しているのは「カルテの内容をデジタルで管理し、次回来店時にすぐ確認できる」こと。施術履歴・好みのオイル・力加減メモなどが一発で出てくるので、お客様への対応のクオリティも上がります。
うちの電子カルテ運用について
うちの場合は、個人情報をお客様からしたらあまり教えたくないと考えていて、営業メールやダイレクトメールなどの郵送も行わないので、必要最低限に留め記入してもらっています。Googleフォームで作った電子カルテを使い、お客様の名前をGmailで検索すると該当するデータが全て出てくる仕組みにしています。入力の手間が省けて、業務効率のアップとコスト削減を同時に実現できています。